テレワーク導入の流れ：運送業の労務管理社会保険労務士事務所オフィス松本

テレワーク導入の流れ

昨今の情勢でテレワークを業務に取り入れようとしている企業も多くあることでしょう。テレワーク導入にあたり、考えること、進むべき手順を簡単にまとめてみました。

１．現状の整理、目的設定

（１）経営者の意識の確認をします。※経営戦略として当然と考えるのか、コロナ感染症への対応として暫定的に実施するか、消極的なのか。
現在の社内の状況とあわせて、以下の６類型に分けられます。

S群	テレワーク導入を経営課題と捉え、以前よりテレワークを実施
A群	以前からテレワークを導入しおり、トライアル実施経験済み
B群甲	感染拡大でテレワークに着手。以前よりテレワーク準備するなど主体的に取り組む。
B群乙	感染拡大でテレワークに着手。政府等から言われて取り組む。消極的。試行錯誤しながらできる業務を徐々に増やしていく。
C群	形ばかりの在宅勤務。必要な端末やツールは社員任せ。業務が紙ベース。全社的にはテレワークを考えず、仕事を回すのに精いっぱい。
D群	テレワークは無理と判断し、自宅待機と出勤を組み合わせで対応。

（２）テレワーク対象となる業務・部門の確認
どの業務、どの部門であればテレワークを導入できそうか考えます。

（３）テレワークの定義
テレワークには複数の形態があります。在宅勤務、サテライトオフィス（会社が指定するオフィス）、モバイルワーク（特定の施設に依存しない、どこでも業務遂行可能な形態）があり、会社が対象とするテレワークを定義します。

２．環境の検討・整備

自社の設備、環境でできるテレワークは何か？追加で準備すべき機器は何かをリストアップします。（１）ＩＴ環境の整備

①自宅でのインターネット環境
②ＰＣやタブレット端末等の通信機器
③メールやチャットなどの連絡手段
④複数人で遠隔に話し合うためのWeb会議ツール　　※会議ツール：zoom Skype meet　等
⑤セキュリティ対策

（２）指示や報告、会議への参加を可能するツール
従業員相互でのやり取りができるようにします。

（３）資料の電子化と取り扱いルールを決める
自宅で社内にある資料を参照する必要も出てきます。情報漏えいリスクもあるため、取り扱いルールを策定します。

（４）労務管理・評価
テレワークならではの労務管理も考えなければなりません。

①時間管理をどうするか
②業務量と作業進捗管理をどうするか
③就業規則の整備・テレワーク規程を作成する場合
…対象者、許可基準、許可手続き、実施時の遵守事項、実施時の労働時間管理、実施時の業務管理を定めます。
※参考：「情報通信技術を利用した事業場外労働の適切な導入及び実施のためのガイドライン」(PDFが開きます)
④自宅での執務環境
…安衛法で、作業内容による作業時間・休憩時間、照明や採光等が定められています。
※参考：「情報機器作業における労働衛生管理のためのガイドライン」
⑤労務管理のためのガイドライン
…就業規則に追加する事項として、(a)就業場所にテレワークを追加、テレワーク実施時に始業及び就業の時刻の変更を行う場合は、(b)就業時間規定を追加、(c)テレワーク時の中抜けに対する規定を追加します。
長時間労働を防ぐための措置（メール送付の抑制、システムへのアクセス制限等）を行う、労働時間の把握は客観的な記録で行うこと。
通常及び緊急時の連絡方法、評価制度及び賃金制度を明確にする、テレワークに要する費用負担・通勤費の取り扱いはあらかじめ決めておく必要があります。
なお、労働者に費用負担させる場合は、就業規則への規程が必要です（労基法第89条第5号）。
※参考：「テレワークにおける適切な労務管理のためのガイドライン」(PDFが開きます)

３．テレワークの進め方

（１）テレワーク導入プロセス

【１】プロジェクトチーム編成
（経営企画、人事、総務、情報システム、対象部門

【２】全体方針の決定
（目的の明確化、基本方針策定、社内合意）

【３】ルールつくり
（対象範囲、頻度、申請、労務管理、費用負担）

【４】ＩＣＴ環境の構築
（セキュリティシステム、セキュリティガイドライン）

【５】社内説明会・社内研修
（導入の意義、システム利用方法、ルールの周知）

【６】トライアル実施・レビュー・対策実施
（レビュー項目の明確化、アンケート実施）

【７】本格導入

（２）テレワークの第一歩はWeb会議
①まずは雑談から行い、Web上のコミュニケーションに慣れるようにします。
②納期が近い仕事をいかに完結させるかを議題にします。
※自宅でできること、会社に行かねばできないこと、直接会わなければできないこと　⇒　会社に行かず、直接会わずにできる方法を話し合います。

（３）テレワークでできる業務の洗い出しを行う
作業の洗い出し　⇒　テレワークできるかどうかを評価　⇒　できるようにするための対処・改善

（４）テレワークは、スモールスタート
業務の洗い出しは、まずは、一人の社員に絞って業務を洗い出すところからはじめ、対象者を拡大していきます。